オンラインで利用できるLAN対応タイムレコーダーの仕組み

タイムレコーダー選びをしていると『オンラインで管理ができる』もしくは『LAN対応』といった言葉をよく見かけますよね。オンラインだと一体どのようなことができるのかその仕組みを知って、タイムレコーダー選びの選択肢を増やしましょう。

オンラインで管理するタイムレコーダーの仕組み

オンライン対応のタイムレコーダーでできること

まず知っておきたいのが『オンラインで管理できる』というのはどういうことなのか？ということです。オンラインのタイムレコーダーは、サーバ上にデータを保管します。

インターネットに繋がる環境であれば、タブレットやパソコン、タイムレコーダーといった機器からアクセスして、打刻データを保存したり、保存したデータを参照したりということを可能にする仕組みです。

従業員の情報は管理画面からサーバに登録

データはサーバ上に保管され、そのデータを見たり、登録したりといった作業は、専用のアプリケーションで行います。従業員の名前、部署、就業形態、ICカードなどの情報は管理画面から登録できます。

アナログ式のタイムカードを使用する場合、従業員の名前をタイムカードに印字しておく必要がありますが、オンラインタイプなら一度登録してしまえばそれでOK。修正が必要なときは、管理画面から従業員情報を変更するだけで反映がされます。

打刻したデータは自動でサーバに送信される

オンラインタイプのタイムレコーダーはICカードによるタッチや、タブレット端末を使った打刻、指紋・静脈認証など打刻方式によって種類は分かれますが、打刻したデータは自動でサーバに送信されて保存されます。

そのため、アナログ式のタイムカードのように手作業でデータを入力する必要はありません。ただし、ネットワークを通じてデータを送るので、回線の問題でサーバに接続できないときはサーバにデータが送られないことがあります。

そういったケースの場合は、タイムレコーダー内にデータを保持しておき、回線が回復したときにまとめてサーバに送るという対応を取っている機種が多いのですが、対応していないものもあるので、導入前にしっかり機能を確認しておきましょう。

リアルタイムで従業員の勤務状況を確認可能

サーバに保存されたデータは、リアルタイムで参照することができます。月末を待たずして、従業員の残業状況などを確認できる仕組みになっているので、従業員ごとの負荷に応じた業務量の調整や、次月のリソース配分などがしやすくなり、効率的に作業を分配できるようになります。

集計・出力はシステムにお任せ

所定内勤務時間や、残業（時間外や休日の労働など）の計算については予め管理画面で設定しておくことで、打刻時に自動計算される仕組みになっています。設定に基づいてシステムが集計するので、打刻データをもとに手作業で集計する必要がなく、人件費削減にもつながります。

法改正があっても、自分たちで計算方法を変えたり、マクロを修正したりという作業はいらず、システム会社がサーバやアプリケーションの対応をすることになります。

また、社員に渡す勤務実績の帳票出力や、給与システムに連携するCSVデータも管理画面から出力できるようになっていることが多いので、そういったフォーマット作成の手間も無くすことが可能です。作業量が減ることで、担当者が変わったときの引継ぎも楽になります。

複数拠点でも同じように使用可能

データはサーバに保管されているので、サーバに接続できるネットワーク環境があれば、複数拠点でも使えるのがオンライン対応タイムレコーダーの大きな魅力。これまで月末にタイムカードを本社に送っていた手間や配送コストもカットできます。

もちろん、各拠点の出退勤データもサーバに自動で転送されるため、本社から他の支店や工場の勤務状況をリアルタイムで確認できるようになるのも大きな特徴です。

勤怠管理システムと連携することでできること

オンライン対応にすることでいろいろと便利になることは分かりましたが、ではタイムレコーダーで打刻をし忘れた場合はどう対応したらいいのか？という問題が残ります。

ネットワークを通じてデータを参照できるといっても、タイムレコーダーに搭載されているのは管理者用の機能なので、一般の従業員が簡単に編集できるものではありません。

社内で、申請ルートを整え、承認されたものを担当者が管理画面で修正するという業務フローで対応することもできますが、勤怠管理システムと連携することで解決したほうが、社員の負担も減ります。

最近では、オンラインのタイムレコーダーというと、勤怠管理システムの機能を含んだ状態で提供していることも多いです。勤怠システムと連携することで、何ができるのかというと、

残業申請によりサービス残業や不正を抑止
出退勤時刻の手動変更・登録が可能に
有給休暇の管理
上司による勤怠承認（月末の集計前に上司のチェックを必須に）

などの機能を備えていることが多いです。

タイムレコーダーを導入する際には、勤怠管理の機能も備えているのか、それとも別に導入する必要があるのかをしっかり確認しておきましょう。

LAN対応タイムレコーダーのサーバはどこで管理する？

オンラインのタイムレコーダーを導入する場合、データを保管するサーバをどこで管理するかによって、導入や運用に違いがあります。大きく分けると、自社でサーバを所有するオンプレミス（パッケージ）型と、事業者が提供する環境を使うASP・クラウド型があります。

何を求めるかによって、適した導入形式が変わってくるので、単に機能だけで選ぶのではなく、サーバをどこで管理するかについてもしっかり検討しましょう。

仕組みを理解して自社に合うタイムレコーダー選びを

中小企業の場合、お手頃な価格で導入できるタイムカード式のタイムレコーダーを選択する企業が多いですが、長期的に見てタイムカード購入や保管、複数拠点間の配送、担当者が入力・集計するコストを考えると、オンラインタイプを選択したほうが良いケースもあります。

『オンライン』という言葉でハードルを感じているのであれば、まずは問い合わせをして仕組みやそのメリットを直接聞いてみましょう。